Vinkkejä ja tukea etäohjaukseen

Toimituksissa on siirrytty etätyöskentelyyn, joka jatkuu toistaiseksi. Toimitusharjoittelunsa tänä keväänä aloittavat opiskelijat astuvat todellisuuteen, joka on kovin toisenlainen kuin toimituksen tavallinen arki. Miten järjestää etäohjaus poikkeustilanteessa? Kokosimme tähän infopakettiin vinkkejä siihen, miten ohjauksen riittävyys ja laatu voidaan varmistaa etätyöskentelyaikana. 

Harjoitustoimituksen (Moreenimedia) toimintaa 15.11.2017. Kuva: Jonne Renvall.Hajautettu toimitus on hyvin erilainen työskentely-ympäristö kuin fyysinen toimitus. Tavallisessa tilanteessa, kun toimitukset työskentelevät avokonttoreissa tai työhuoneissa ovet auki, toimittajien on mahdollista olla keskenään kontaktissa spontaanisti. Jutut jalostuvat keskusteluissa, ja kynnys kysyä apua on matala, kun voi milloin tahansa mennä kollegan olkapään taakse huhuilemaan. Myös ohjelmien toiminnan näyttäminen tietokoneen ruudulla tai kädestä pitäen on helpompaa kuin etätyöskentelyoloissa.

Hajautetussa toimituksessa tulee kiinnittää huomiota työntekijöiden välisten kontaktien ennalta suunnitteluun. Tämä on olennaista myös toimitusharjoittelun ohjauksen järjestämisessä. Erilaisia digitaalisia työkaluja toimitusten tavallisten ohjelmien ja työskentelyalustojen ulkopuolella kannattaa käyttää hyväksi vuorovaikutuksen lisäämiseksi ja syventämiseksi.

Ohjauksen järjestämisen edellytykset vaihtelevat suuresti toimituksen koon mukaan. Isoissa toimituksissa on esimerkiksi helpompi tukea ohjausta hajauttamalla ohjausvastuuta useille kollegoille ja hyödyntämällä kesätyöntekijöiden vertaispalautetta, kun taas pienissä toimituksissa ohjauksen henkilöresurssit toimituksessa ovat niukat. Pienissä toimituksissa on näin ollen tärkeämpää luoda virtuaalisia yhteyksiä toimituksen ulkopuolelle. Alla olevat ehdotukset on laadittu toimituksille yleisellä tasolla, mutta toimitusten on luonnollisesti sovellettava vinkkejä omien työskentelyedellytystensä mukaisesti. Talossa kuin talossa noudatetaan tietenkin ensisijaisesti talon tapoja, joihin kuuluvat toimituksen sisäisten sääntöjen ja ohjeiden lisäksi työsuojelu- ja työhyvinvoinnin  käytännöt.

Perehdytys virtuaalisesti tai paikan päällä

Harjoitustoimituksen (Moreenimedia) toimintaa 14.11.2017. Kuva: Jonne Renvall.

Harjoittelu alkaa uuden työntekijän tai uusien työntekijöiden perehdyttämisellä. Useissa toimituksissa on päädytty pitämään perehdytysjakso fyysisissä tiloissa turvavälistä ja käsihygieniasta huolta pitäen. Jos pääsy toimitukseen on estetty, myös perehdytys tulee toteuttaa virtuaalisesti. Perehdytyksessä tulee ottaa huomioon se, että harjoittelija mahdollisesti pääsee tekemään työtä myös fyysisessä toimituksessa harjoittelun loppuvaiheessa, joten perehdytyksessä on syytä käydä läpi samat asiat kuin fyysisissä oloissakin, autojen lainauskäytännöistä työterveyshuollon sijaintiin uutisdeskin toiminnasta ja julkaisujärjestelmän käyttöön.

Vinkkejä

  • Joissakin toimituksissa vain ohjaaja menee toimitukseen paikan päälle ja voi siten näyttää toimituksen fyysisiä tiloja videopuhelun välityksellä.
  • Onko toimituksesta olemassa valokuvia tai onko niitä mahdollista ottaa? Tilojen hahmottaminen voi olla helpompaa, jos niitä voidaan näyttää visuaalisesti.
  • Ohjelmien toimintaa voi näyttää kokoushuoneen screen share -toiminnon avulla.

Palaute ei saa kadota

Harjoitustoimituksen (Moreenimedia) toimintaa 14.11.2017. Kuva: Jonne Renvall.Toimitusharjoittelija tarvitsee työstään jatkuvaa palautetta. Palaute on tärkeä osa työssäoppimisjakson tukemista ja edistämistä. Palaute voidaan karkeasti jakaa työn tuloksia koskevaan palautteeseen ja yleistä työssä suoriutumista koskevaan palautteeseen. Kummankin riittävyys ja laatu pitäisi etäoloissa varmistaa.

Työn tuloksista on normaalioloissakin hyvä antaa palautetta pitkin matkaa ennen julkaisua ja julkaisun jälkeen. Ennen julkaisua tehdyistä jutun versioista on usein hyvä saada kirjallisia kommentteja, kun taas julkaisun jälkeinen palaute voi hyvin olla suullista. Etäoloissa harjoittelija voi kirjoittaa tekstinsä alustalle, josta sitä pystyy helposti kommentoimaan ja editoimaan. Jutun julkaisun jälkeen ohjaaja voi antaa jutusta suullista palautetta kahdenkeskisessä etäkokouksessa, jossa juttu voidaan ottaa kummankin ruudulle esiin jakamalla se screen share -toiminnolla.

Työstä suoritumista koskeva palaute sulautuu usein osaksi juttukohtaista loppupalautetta, mutta tämän lisäksi harjoittelijan kanssa on hyvä sopia jo kesän alussa parista yhteisestä keskustelutuokiosta. Jos harjoittelu alkaa toukokuussa, palautekeskustelu voidaan pitää esimerkiksi ennen kesälomakauden alkamista kesäkuussa ja ennen harjoittelun päättymistä elokuussa.

Etäoloissa yksi tärkeä palautteen muoto, kollega- tai vertaispalaute, jää helposti antamatta. Siksi harjoittelun ohjaajan olisikin syytä miettiä, voisiko tiettyjä kollegoita vastuuttaa lukemaan harjoittelijan juttuja joko ennen julkaisua tai julkaisun jälkeen, ja antamaan näistä kirjallista tai suullista palautetta.

Vinkkejä

  • Ohjaajan ja harjoittelijan kannattaa sopia yhdessä kummallekin luontevimmin sopiva palautteenantokäytäntö, johon kuuluvat sekä kirjallinen että suullinen palaute. Palautteenantoa ei yleensä ole rakennettu sisään toimitusprosessiin sellaisena kuin se on tarpeen harjoittelijan ohjauksessa. Siksi on aktiivisesti mietittävä, missä vaiheessa ja miten kirjalliset kommentit toimitetaan sekä milloin, miten ja kenen kanssa suulliset keskustelutuokiot järjestetään. Mitä digitaalisia apuvälineitä voidaan käyttää kommentointiin, entä miten palautteenanto aikataulutetaan?
  • Joissain toimituksissa ohjaaja ja harjoittelija tekevät ensimmäisen jutun tai ensimmäiset jutut yhdessä. Etäoloissa yhteisiä juttuja voi kirjoittaa yhteiskirjoitusalustoilla. Niissä editoinnin prosessi tulee paremmin näkyviin, kun harjoittelija voi jopa seurata editointia reaaliaikaisesti ja ohjaaja voi välittömästi kommentoida editointejaan.
  • Jos toimituksessa on useita harjoittelijoita, vertaispalautetta kannattaa hyödyntää järjestämällä erillisiä virtuaalisia vertaiskeskusteluja, joissa ohjaajan ei välttämättä tarvitse olla paikalla. Näiden alkuun saamiseksi ohjaajan on kuitenkin hyvä kannustaa harjoittelijoita olemaan itse aloitteellisia.
  • Normaalioloissa harjoittelijat saattavat joskus lukea konkaritoimittajien juttuja ja antaa niistä palautetta – harjoittelija ei siis ole pelkästään saamassa palautetta vaan myös antamassa sitä. Etäoloissa tämä mahdollisuus saattaa jäädä kokonaan pois. Voisiko harjoittelijalle suoda mahdollisuuden osallistua toimituksen mahdollisiin kiertäviin juttupalautevuoroihin tai sopia erikseen käytännöistä, joissa harjoittelija pääsee oikolukijan, editoijan, palautteenantajan ja kehittäjän rooliin?

Kontaktit ulkomaailmaan eivät saa unohtua

Harjoitustoimituksen (Moreenimedia) toimintaa 15.11.2017. Kuva: Jonne Renvall.

Usein harjoittelija tulee uudelle paikkakunnalle, jossa ei tunne ympäristöä eikä ihmisiä. Koronakriisin aikana harjoittelija saattaa myös istua fyysisesti kotipaikkakunnallaan eristyksissä muusta toimituksesta. Etätyöoloissa on huolehdittava siitä, että harjoittelija saa käsityksen uudesta paikkakunnasta. Kun myös suuri osa toimitustyöstä tehdään puhelimen ja verkkotyökalujen välityksellä, harjoittelija ei pääse yhtä usein kentälle tutustumaan paikkakuntaan ja sen ihmisiin. Kenttäkeikkoja olisi kuitenkin hyvä sisällyttää harjoittelijan työnkuvaan niin paljon kuin mahdollista, sillä ne ovat tärkeä osa journalistista työtä ja harjoittelijan tulisi opetella myös niitä harjoittelujaksonsa aikana.

Vinkkejä

  • Ulkona käveleminen on mahdollista, kun pitää turvavälin. Harjoitteluohjauksen perehdytysvaiheeseen mahdollisesti sisältyvä kiertokävely kaupungilla voidaan yleensä pitää myös etätyöoloissa.
  • Paikkakuntaan voi tutustua hyvin myös virtuaalisesti. Mikseivät harjoittelija ja ohjaaja vaikkapa tekisi virtuaalista kävelyretkeä Google Mapsissa, jossa ohjaaja voisi näyttää keskustan tärkeimmät paikat ja kertoa taustatietoja? Olisiko harjoittelijoille mahdollista järjestää virtuaalisia tutustumiskäyntejä tai kyselytunteja joihinkin tärkeisiin kohteisiin, kuten kaupungin virkamiesten luo?
  • Isoilla paikkakunnilla alan ammattijärjestöt ja niiden nuorten osastot tai erilliset nuorten järjestöt järjestävät tavallisesti kesätoimittajien ja -harjoittelijoiden yhteisiä kokoontumisia. Jos tällaisia kokoontumisia järjestetään kesän aikana ulkotiloissa ja/tai virtuaalisesti, tieto asiasta kannattaa jakaa harjoittelijalle. Mikään ei myöskään estä kokoontumisten organisoimista alhaalta ylöspäin harjoittelussa eri mediataloissa olevien opiskelijoiden yhteisestä aloitteesta. Koska organisaatiorajat ylittävä kokemuksenvaihto voi olla hyvin rikastavaa, tähän kannattaa harjoittelijoita kannustaa.

Toimituksen sisäiset kontaktit eivät saa tyrehtyä

Harjoitustoimituksen (Moreenimedia) toimintaa 15.11.2017. Kuva: Jonne Renvall.Virtuaalinen sosiaalisuus – miten se luodaan? Kontaktien suunnittelussa on tärkeää pitää huolta siitä, että harjoittelijalle syntyvät jatkuvasti avoinna olevat kanavat 1) koko toimitukseen (suhde organisaatioon), 2) ohjaajaan ja muihin tärkeisiin työtä ohjaaviin henkilöihin, kuten uutispäälliköihin ja/tai toimitussihteereihin (ohjaaja- ja lähiesimiessuhde), 3) yksittäisiin tärkeisiin kollegoihin, kuten omaan tiimiin tai muihin osaamistaan mielellään jakaviin kollegoihin (kollegasuhteet), 4) muihin harjoittelijoihin ja kesätyöntekijöihin (vertaissuhteet).

Ohjaajaan syntyy läheinen suhde jo harjoittelun alkuvaiheessa, koska ohjaaja vastaa harjoittelijan perehdytyksestä. Yleensä harjoittelija osallistuu toimituskokouksiin ja mahdollisesti tiimikokouksiin sekä on tämän lisäksi kahden kesken säännöllisesti yhteyksissä vuorossa olevaan uutispäällikköön tai toimitussihteeriin. Suurissa kokouksissa on vaikea tulla kuulluksi ja nähdyksi sekä tutustua kollegoihin yksilöinä. Siksi on tärkeää, että yleisten kokousten lisäksi harjoittelijalle tarjoutuu mahdollisuus myös pienryhmä- ja yksilökontakteihin.

Lisäksi olisi hyvä vaihdella tapaamisten luonnetta. Toimituskokouksissa, olivat ne minkä kokoisia tahansa, huomio on yleensä asiassa eikä ihmisissä, joten yhteys muihin ihmisiin voi jäädä etäiseksi. Kokousten lisäksi kesän ajaksi olisi siten hyvä suunnitella säännöllisiä vapaamuotoisia kokoontumisia.

Vinkkejä

  • Monissa toimituksissa on aloitettu säännöllinen päiväkahvittelukäytäntö, jolloin toimituksen jäsenet voivat kokoontua kiireidensä mukaisesti ruudun ääreen jakamaan päivän kuulumisiaan kahvikupin ääressä. Tätä käytäntöä voidaan noudattaa joko vakituisissa tai kiertävissä pienryhmissä tai antaa ryhmien rakentua sen mukaan, kuka sattuu olemaan paikalla.
  • Harjoittelijaa on hyvä ohjata vierailemaan eri tiimien kokouksissa, vaikka vain kuunteluoppilaana, jotta hänen on mahdollista tavata toimituksen jäseniä myös koko toimituksen kattavien suurten kokousten ulkopuolella.
  • Toimituksessa on monenlaisia osaajia, ja monet heistä haluavat jakaa osaamistaan uusille tulokkaille. Voisiko harjoittelijalle sopia kahdenkeskisen jutteluajan kesän alkupuolelle toimituksen parhaan henkilöhaastattelijan, kokeneimman kolumnistin ja vaikkapa valokuvaajan kanssa? Keskusteluihin voi luoda myös lyhyen kysymyslistan, joka liittyy osaajien arkeen. Fyysisessä toimituksessa asiantuntijaosaamisen jakamista tapahtuu usein spontaanisti, etätyöoloissa tätä on erikseen järjestettävä ja suunniteltava.
  • Monissa toimituksessa vapaamuotoiset sosiaaliset tapaamiset, kuten afterworkit, picnicit, lukupiirit ja kesäjuhlat, järjestetään nyt virtuaalisesti. Harjoittelijan näkökulmasta on tärkeää, että hän pääsee osalliseksi myös tällaisista vapaamuotoisista sosiaalisista tapahtumista.

Ohjausdialogin oltava jatkuvaa

Harjoitustoimituksen (Moreenimedia) toimintaa 14.11.2017. Kuva: Jonne Renvall.Ongelmat jäävät helposti huomaamatta, kun viestitään etänä ja kontaktit ovat aina ennalta sovittuja, suunniteltuja ja harkittuja. Harjoittelijan pienet ilmeet ja eleet, sivumennen mainitut haasteet sekä muutokset käytöksessä, jotka muutoin saattaisivat kieliä epävarmuudesta tai orastavista ongelmista, saattavat jäädä ohjaajalta pimentoon. Tämän vuoksi yhteiseen vuoropuheluun on kiinnitettävä erityisen paljon huomiota etätyöskentelyn aikana. On parempi kommunikoida liikaa kuin liian vähän. Ongelmien ei myöskään saa antaa kasautua, vaan niihin puuttuminen ajoissa on entistä tärkeämpää.

Vinkkejä

  • On tärkeää, että ohjaajan ja harjoittelijan välisiin keskusteluihin syntyy avoin, välitön ja turvallinen ilmapiiri. Jos ohjaaja ja harjoittelija eivät tapaa toisiaan fyysisesti,  luottamuksen syntyminen saattaa viedä enemmän aikaa. Ohjaajan kannattaa pitää huolta siitä, että myös arkisia, konkreettisia ja inhimillisiä asioita jaetaan keskusteluissa eivätkä keskusteluista tule liian ”virallisen” tuntuisia.
  • Päivittäiset kahvittelu- tai tapaamistuokiot ohjaajan kanssa ilman etukäteen laadittua rakennetta voivat avata työnteon ongelmia, tuoda esiin asioita, jotka mahdollisesti askarruttavat tai ahdistavat sekä tarjota muuten vain tärkeää keskusteluapua, joka lieventää harjoittelun alkuvaiheisiin tyypillisesti liittyvää epävarmuutta. Huolienpurkukeskustelut ehkäisevät merkittävästi ahdistuksen ja ongelmien kasautumista.
  • Harjoittelijaa kannattaa muistuttaa harjoitteluohjauspäivässäkin tyypillisesti esiin nousevasta hyvästä käytännöstä: hyvän palautteen päiväkirjasta. Harjoittelijan kannattaa kirjata kaikki saamansa hyvä palaute johonkin, ja positiivisiin ja kannustaviin kommentteihin voi palata pahana päivänä tai epävarmuuden hetkellä. Monet harjoittelijat ovat raportoineet positiivisen palautteen päiväkirjan toimivan hyvin kesän aikana, kun aloittavan toimittajan tunteet saattavat heittelehtiä laidasta toiseen.
  • Voisiko harjoittelija kirjata twiitinomaisesti, ranskalaisin viivoin tai post-it-lappuihin tuoreeltaan ylös omia havaintojaan, jotka askarruttavat, yllättävät, hämmentävät tai ahdistavat? Harjoittelija voi käydä jättämässä havaintojaan esimerkiksi virtuaalisille ilmoitustaululle heti kun uusia havaintoja ilmenee. Näitä havaintoja voidaan käydä systemaattisesti ja kootusti läpi ohjaajan ja harjoittelijan välisissä palautekeskusteluissa tai kahvittelutuokioissa. Joskus etenkin kielteisiä tunteita herättävät havainnot on helpompi nostaa esiin kirjaamalla ne ylös johonkin heti kuin ottamalla ne puheeksi suullisesti jälkikäteen.
  • Harjoittelijoille tyypillisiä haasteita ovat itsensä ohjaamisen ja ajanhallinnan taidot, sillä niitä ollaan vasta opettelemassa. Työn ohjaamista voivat auttaa esimerkiksi työnteko- tai idealistat, joita voi luoda sähköisiin sovelluksiin (esim. Trello tai OneNote). Ohjaaja voi siten yhdellä silmäyksellä nähdä, minkälaisia asioita harjoittelijalla on kulloinkin työpöydällä, ja mahdollisesti auttaa priorisoinnissa ja jalostaa aiheita kommentoida niitä.

Lisää tukea ja vinkkejä

Tampereen yliopisto järjestää yhteistyössä Jyväskylän yliopiston kanssa kesän aikana kaksi virtuaalista livekeskustelutilaisuutta, joiden tavoitteena on jakaa kokemuksia ja käytänteitä, etsiä ratkaisuja mahdollisesti esiin nousseisiin ongelmiin sekä kannustaa ja rohkaista eteenpäin. Tervetuloa jakamaan arjen haasteita, keksimään yhdessä ratkaisuja ja kuulemaan kokemuksia muista toimituksista:

  • Virtuaalinen livekeskustelu työssäoppimisesta harjoittelijoille torstaina 11.6. kello 15–16
  • Virtuaalinen livekeskustelu harjoittelun ohjauksesta harjoitteluohjaajille perjantaina 12.6. kello 14–15

Kokoushuoneen linkki lähetetään etukäteen ilmoittautuneille. Tampereen yliopiston harjoittelujärjestelmässä mukana olevien opiskelijoiden ei tarvitse ilmoittautua etukäteen. Muut voivat ilmoittautua keskusteluun lähettämällä sähköpostia Maarit Jaakkolalle 8.6. mennessä: maarit.jaakkola@tuni.fi.

Lisää livekeskusteluita saatetaan tarpeen mukaan järjestää myös myöhemmin kesän aikana. Niistä ilmoitetaan Tampereen toimittajakoulutuksen harjoittelusivuilla osoitteessa http://toimitusharjoittelu.fi.

Keskustelua aiheesta

Kysymyksiä?

Kysy lisää tai ota muuten vain yhteyttä:

Maarit Jaakkola
Tampereen yliopisto
maarit.jaakkola@tuni.fi
http://toimitusharjoittelu.fi
Twitter: @maaritjii
Toimitusharjoittelun aihetunniste: #toimharj

Kuvat: Jonne Renvall, Tampereen yliopisto